【卒業】卒団式準備どうする？もらって嬉しい卒団記念品・卒部記念品

こんにちは、kyoです。

今回は避けては通れない行事「卒団式・卒部式」の準備について書いていこうと思います。

部活動、スポーツクラブ、少年団に在籍する皆さん、そして保護者の皆さんは必見です。

月日がたつのは早いもの…

たくさんの素敵な時間を共に過ごした先輩方もいつかは卒業されます。

春に出会ったばかりだというのに年を越すとあっという間にお別れモード漂いますよね。

寂いものです…

と、しみじみしている暇はなく、早いところでは毎年２月頃には「卒団式、卒部式」が開催されます。

その時に慌てないためにも早い段階から準備しておくことは必要です。

私の息子は小さい頃からサッカーをしていましたので、これまでたくさんのこういった「お別れの儀式」を体験しました。

卒団式や卒部式って、もうみんな涙…涙…いろんな想いで頑張ってきたんだなって親子で感動なのですよ。

記念すべきこの日は「一番感動の日にしてあげたい！」「心に残る思い出にしてあげたい！」という後輩や保護者の皆さんの想いは同じなのではないかなと思います。

しかしそうはいっても裏方の苦労は大変なものがあります。

そこで今回は役員や係になってしまったけど「どんな準備が必要？」「いつから準備すればいいの？」という方へ

「卒団式・卒部式」の記念品や準備の流れについてご紹介したいと思います。

この記事を読むと

ということが具体的にわかりますのでぜひ最後まで読んでいただき参考にしてみてください。

卒団式・卒部式が開催されるまでの流れ

係になった皆さんは早い段階で準備に取り掛かり、すでに準備真っ最中という方もいらっしゃることと思います。

しかし「何にもわからない、何もしてない、初めてで自信がない」という方のために私が当時段取りしたことを振り返ってまとめてみたので参考にしてみてください。

計画を立てていくと具体的に何を準備すればいいかが分かると思います。

以下のように一つ一つ決めていきます。

これを見るとたくさんあって面倒くさいな…と思いますよね。

そう思うのも無理はありません。

スムーズに準備するために一人で抱えずにぜひ複数人で担当を決めながらやっていくことも視野にいれ考えていきましょう。

おおまかな事はこの上記の図ようなことが予想されるのですが、まずは一つずつ説明します。

１．開催日を決定し会場を押さえる

まずは「卒部式・卒団式」の日程ですね。これは本当に早ければ早い方がいいです。

例えばどこかの公民館をお借りして手作りでするというところもあれば、ホテルや飲食店で開催するというところもありますよね。

毎年同じところで開催される場合が多いと思いますしそれが一番無難でしょう。

ですが昨年には昨年の反省点などがあると思いますから申し送り事項などあれば読んでおいたり係を経験されたの方に話を聞いたりするといいと思います。

そして「どうして日程を早く決めた方がいいのか」ということをお伝えすると

「チームの人数」＋「その保護者」＋「監督やコーチ」

という大人数が会場に集まることになりますから広い場所でないといけないわけです。

そうなるとなかなか「空いてる会場」というのは簡単に見つからないのですね…。

私が担当した年は子供だけで５０人ほどいたのでパパ達やママ達も合わせると…「ぎゃー！」という数になったわけです。

ですのでその年にもよるでしょうが、１年前から予約しておくということもざらにあるのでここは「とりあえず仮予約」だけでもしておいた方がいいと思います。

地域にはたくさんのスポーツチーム・学校関係など同時期に皆さん会場を探していますのでまさに「早い者勝ち」状態になりますからここだけは早いに越したことはありません。

２．会の予算を決める

そうすると予算決めですね。

前年度どのくらいの予算で行われたのかを基準にした方がほかの保護者の皆さんと揉めなくていいのでおすすめです。

しかし前年度の反省点もあるでしょうから申し送り事項や実際参加した方の意見なども聞いてみんなで進めていくほうが無難です。

もし初めての開催ということであれば、アンケートなどを取って「ある程度の予算」を決めるといいですね。

ここがなぜ必要かといえば決まってからいろいろと意見を言ってくる方もいます！

ですので前もっての経緯があれば「納得してもらう材料」として使えるのでアンケートや話し合いをおすすめします。

予算の中から

など発生する経費も細かく記録していき準備に備えましょう。

３．記念品を決定する

では今回メインの記念品についてですが、予算が決まったら記念品選びができると思います。

記念品といっても色々あります。

それぞれどんなものがあるのかご紹介します。

オリジナルの記念品

記念品はオリジナルのものが多いような気がします。

心を込めて贈りたい！という想いが「オリジナル」という形になっていくのだと思うのですが、

これまで記憶にあるものをあげてみると…

などなどいろいろあります。

私の経験で「かわいいー！！！」と思わず私がほしくなってしまったものがありました。

それは「チームのユニフォームを着たクマのぬいぐるみ」です。

これはずっとわが子を応援し続けてきた保護者の気持ちを鷲づかみにするアイテムです。

クマちゃんがわが子のように思えてしまうのですから罪ですね。

大きさはキーホルダーくらいの小さいサイズだったのでしたがとにかく心に残っています。

チームのユニフォームを忠実に再現していて本当にかわいかったですし他では購入できない思い出の品となりました。

みんなチームのユニフォームが大好きです。そこに思い出が詰まっていますからね＾＾

その外に準備する品物

メインの記念品に加え、お花とか写真とかあまりお金をかけずに用意する手作り感あるものを一緒に贈るというところも多いように思います。

例えばメインの記念品だけではなんだか華やかさが足りない！という時にあとプラスワンのものがあると豪華に見えますよね。

同時にお世話になっている監督やコーチにも感謝をこめて記念品を渡したりすることもあるので、どんなものを誰に渡すのか細かくリストアップしていくといいと思います。

また、アイテム選びはバラバラの意見をまとめることは難しいので代表の方や係の方が候補を３つくらいに絞ってから皆さんにアンケートをとるという方法をとるとスムーズです。

４．記念品の種類ごとに係を割り振る

そして先ほどリストアップした品物について、その記念品ごとに係を割り振っていくといいです。

花係は〇〇さん、メイン記念品画係は〇〇さん…

というようにそれぞれがお店に連絡しながら当日に向けて準備していってもらうといいです。

まとめ係は途中経過を聞きながら動いていけばよく、おそらく一人でするより断然心のゆとりが違いますし間違いが起こりにくいです。

さて…そこで注意があります。

実はチームによっては「思い出のDVD作成」が必要なところがあったり「文集のようなアルバム作成」が必要なところあったり、そうやって手作りするところも意外と多いと思います。

おそらくはじめは作るのが得意なマメなパパさんママさんがいて毎年恒例となってしまったパターンなのだと思いますが、もちろん毎年同じでなくてはいけないということはないです。

ですが「気持ち良く先輩方を送り出す」というところをメインに考えていくとやめる選択は正直難しいところではあります…

実際私の時も「この習慣はもうこの代でやめよう」といった話合いがあったのですが一部から続けてほしいという要望があったというエピソードがありまして…結局はみんなで協力して作りました。

とはいえ、例えば「DVD作成」は写真が大量に必要だったり動画の名シーンを探したり…と、結構時間がかかってしまいます。

こういったお手伝い系は不公平感がないように細かく分担することもコツで、気持ちよく作業していく上で得意な人を探したり「写真撮影係」「動画撮影係」とさらに細かく分担するし協力してもらうといいと思います。

５．OBや外部の方をご招待する時は早くから声をかけておく

そして意外と盲点なのが外部の方への招待です。

監督やコーチが連絡される場合がほとんどかもしれませんが、係としては一応の把握は大事だと痛感しています。

日程が分かった時点でを連絡を一本入れておいたり、監督コーチに伝えていただいたり…

そのような声掛けだけで、おそらく予定として頭の片隅に入れてくださるでしょう。

その「一言」をおざなりにせずお伝えしておくと招待状を出した時に「聞いてない」なんていうハプニングからはま逃れると思います。

（特に気を遣う方へは早めに…が〇です）

オリジナル記念品の注文はどうする？

手作りの記念品は役割分担しながら作っていけばよいということをお伝えしました。

ではオリジナルの記念品って一体どこで注文したらいいの？

というお悩みにぶつかると思います。

選ぶポイントとしては

というところかなと思います。

オリジナルグッズが作れる「ファンクリ」

こちら「ファンクリ」さんは、まさに卒部、卒団のオリジナルな贈り物を取り扱う専門店です。

引用：ファンクリ公式HP

＼スマホで簡単デザイン／

引用：ファンクリ公式HP

商品数が多くいろいろな部活動へ向けてのアイテムがそろっていますので見ているだけで想像が膨らみ楽しいですよ。

ファンクリのアイテム

「ファンクリ」さんの主なお取り扱いアイテムは以下の通りです。

引用：ファンクリ公式HP

ファンクリの部活動の種類

「ファンクリ」さんが取り扱っている部活動の種類になります。

引用：ファンクリ公式HP

＼卒団・卒部記念品なら／

ファンクリの特徴

「ファンクリ」さんのありがたいところは、「最低ロットがないのでロスがない」ところ。

予算がありますからその辺は助かりますよね。

そして簡単に注文ができて納期も早いので安心です。（商品や数にもよりますが、５営業日・７営業日以内の出荷可能）

以下の主な特徴も参考にされてください。

ファンクリさん「品質に自信あり！」ということで「世界にこのチームだけ」の素敵なオリジナルアイテムが作れること間違いありません。

＼スマホで簡単デザイン／

ユニフォームを着たクマちゃんが作れる「ストラップデポ」

先ほど記事内でも心に残っている可愛いクマちゃんのお話をご紹しましたが、そのクマちゃんが作れるお店はこちらの「ストラップデポ」さんになります。

引用：STRAP DEPO公式HP

チームのユニフォームを忠実に再現してくださって、またクマちゃんも可愛いのです。

おしゃれな贈り物になると思います。ぜひお店を覗いてみてくださいね＾＾

＼ユニフォームストラップ＆キーホルダー／

まとめ

いかがでしたか？

卒団式・卒部式の段取りや準備についてご紹介いたしました。

チームで一緒にプレーしていた先輩方とのお別れ…

一緒に活動してきて、苦しさ、嬉しさを分かち合った仲間とのお別れですから寂しさもひとしおですね。

ぜひ最後の日は皆さんの想いが届き、素敵な日となりますように…

では、また＾＾